Υπεύθυνοι Λειτουργοί του Οργανισμού εξετάζουν όλα τα αιτήματα που παραλαμβάνονται και στη συνέχεια μια Επιτροπή από Μέλη του Συμβουλίου του Οργανισμού τα αξιολογεί. Η Επιτροπή καθώς και το Συμβούλιο του Οργανισμού συνεδριάζουν ανά τακτά χρονικά διαστήματα και καθ' όλη την διάρκεια του έτους.